Darbinieku portāls

"e-Personāls" darbinieku portālā vienkopus apkopota informācija par uzņēmuma darbiniekiem. Papildus iespējams atspoguļot dažādus paziņojumus, piemēram, par jaunu darbinieku pieņemšanu vai jaunas struktūrvienības izveidi.

Darbiniekiem pieejama pamatinformācija par citiem darbiniekiem, sākot ar darbinieka ieņemamo amatu, pārstāvēto struktūrvienību, kontaktinformāciju un beidzot ar darbinieka dzimšanas un vārda dienu. Vienkārša interesējošā kolēģa meklēšanas iespēja [skatīt piemēru]

Vadītājiem vienkopus apkopota svarīga informācija par visiem darbiniekiem, sākot ar darbinieka kontaktinformāciju, izglītību, valodu prasmēm, iepriekšējo darba pieredzi, bērniem, tuviniekiem u.c. [skatīt piemēru]

Darbiniekiem

Pašapkalpošanās

Ar "e-Personāls" personāla vadības sistēmas pašapkalpošanās iespēju darbinieki un vadītāji, atbilstoši ieņemamajam amatam un definētajām lietotāja tiesībām, tiek iesaistīti personāla vadības procesos. Darbiniekam stājoties darbā un vadītājam sniedzot rīkojumu par darbinieka pieņemšanu darbā, attiecīgai personai automātiski sistēma uz e-pastu nosūta paroli "e-Personāls" pašapkalpošanās sistēmas piekļuvei.

Darbiniekiem

Darbinieku profils

Personas kartītē darbiniekam ir iespēja par sevi ievadīt dažādus datus - vārds, uzvārds, adrese, tālruņa numuri, piederīgie, informācija par iepriekšējo darba pieredzi, izglītību u.c. Darbiniekiem pašiem ir iespēja precizēt personīgos datus, kā arī pievienot vai mainīt fotogrāfiju [skatīt piemēru].

Datus iespējams izmantot gan analīzei, gan dažādu pārskatu iegūšanai par uzņēmumā strādājošajiem darbiniekiem.

Iesniegumu sagatavošana

Programma darbiniekiem piedāvā dažādas iesnieguma formas - par atvaļinājuma piešķiršanu, algas avansa, pabalsta vai dāvinājuma pieprasījumu, uzvārda maiņu. Aizpildot iesnieguma formu, vadītājs, kura pakļautībā atrodas attiecīgais darbinieks, automātiski saņem iesniegumu apstiprināšanai, turklāt darbinieks savā profilā redz vai iesniegums ir, vai nav apstiprināts.

Pieeja uzņēmuma resursiem

Uzņēmumam iespējams sistēmā atspoguļot dažādus uzņēmuma dokumentus - noteikumus, procedūras, struktūru utml.

Vadītājiem

Personāla vadības sistēmā "e-Personāls" vadītāji sev ērtākajā laikā un nepieciešamajā apjomā var kontrolēt un plānot savu darbinieku izmaksas, termiņus, darba grafikus, nepieciešamo apmācību, veikt darbinieku darba novērtējumu, izveidot un apstiprināt standartizētus rīkojumus, līgumus, izziņas un paziņojumus, apskatīt darbinieku dienesta datus, kā arī veikt virkni pašapkalpošnās funkciju personāla administrēšanai un vadīšanai, sākot ar personas darbā pieņemšanu un beidzot ar tās atlaišanu.

Komandas profils

Vadītājiem ir pieejama paplašināta informācija un dati par viņam pakļautajiem darbiniekiem. Vadītājam ir iespēja veikt izmaiņas pakļauto darbinieku personu datos, precizējot vai papildinot tos, piemēram, veicot izmaiņas atalgojumā vai ierakstot personas novērtējuma rezultātu. Datus iespējams izmantot dažādu pārskatu veidošanai vai analīžu veikšanai par uzņēmuma personālu.

Rīkojumu sagatavošana

Ātrai un ērtai dokumentu izveidei v adītājiem ir izstrādātas dažādu rīkojumu elektroniskās formas, piemēram, darbā pieņemšana, atvaļinājuma piešķiršana, atalgojuma maiņa, atlaišana, apmācības, komandējumi u.c. [skatīt piemēru]. Vadītājam bez personāla vadības starpniecības iespējams apstiprināt vai atteikt darbinieku iesniegumus. Sistēmā tiek atspoguļota iesniegumu un rīkojumu vēsture par katru darbinieku, kā arī vienkopus tiek apkopota informācija par visiem pakļautajiem darbiniekiem.

Darba laika planošana

Laika plānošanas modulis paredzēts personāla darba laika plānošanai, paredzot dažādu darba laiku (summētais vai normālais, dienas vai nakts stundu) plānošanas un uzskaites veidu pielietošanu. Vadītāji laika plānošanas modulī uzskaita darbinieku nostrādātās stundas un prombūtni - atvaļinājumu, slimību, apmācības, komandējumu vai citu iemeslu, turklāt dati ir integrēti ar algu aprēķina sistēmu. Tāpat pieejams a utomātisks virsstundu aprēķins pēc dažādiem kritērijiem. Ja darba laika plānošana notiek pēc normālā darba laika, sistēma darbinieku nostrādātās stundas aprēķina automātiski, ņemot vērā brīvdienas un darbinieku prombūtnes laiku. Iespējams darba laika uzskaites datu imports un eksports uz Excel programmu. Darbiniekiem sistēmā iespējams iepazīties gan ar savu, gan ar citu kolēģu prombūtnes laiku.

Atvaļinājumu plānošana

Atvaļinājuma grafika sastādīšana - darbinieki, iesniedzot iesniegumu atvaļinājuma pieprasījumam, sistēmā redz kolēģu iesniegtos un saskaņotos atvaļinājumu laikus [skatīt piemēru]. Pieejami dati arī par atvaļinājumu vēsturi un ikgadējo atvaļinājumu atlikumu.

Atvaļinājumu plānošana

Izziņas

Vadītājiem sistēmā ļoti ērti iespējams sagatavot dažāda veida izziņas, kas nepieciešamas darbiniekiem iesniegšanai dažādās institūcijās, piemēram, bankās, VSAA, Nodarbinātības Valsts Aģentūrai u.c.
Vadītājiem iespējams sagatavot arī paziņojumu par algas nodokli. Abu veidu dokumentus iespējams izdrukāt.

Apgaitas lapas

Datu kontrole

Iztrūkstošo datu kontrole

Darbiniekiem, ieejot sistēmas sadaļā personas kartīte, parādās logs ar iztrūkstošajiem datiem. Vadītājiem ir pieejama informācija par visu darbinieku iztrūkstošajiem datiem vai dokumentiem [skatīt piemēru]. Papildus iztrūkstošo datu atspoguļošanai darbinieku portālā, sistēma nosūta paziņojumu uz konkrētā darbinieka e-pastu.

Iztrūkstošo datu kontrole

Termiņa beigas

Katram darbiniekam savā profilā iespējams sekot līdzi dažādu dokumentu vai notikumu termiņu beigām, piemēram, pārbaudes laika vai darba līguma termiņa beigas [skatīt piemēru]. Turklāt, vadītājiem sistēma apkopo visa veidu dokumentu un notikumu termiņu beigas, t.sk., neapstiprinātie vai nesaskaņotie iesniegumi, neapstiprinātie līgumi, pases derīguma termiņa beigas u.c. Par termiņu beigām tiek nosūtīti paziņojumi arī uz e-pastu.

Termiņa beigas

Algu aprēķins

Pašapkalpošanās portāls ir integrēts ar algu aprēķinu, visi ievadītie dati pašapkalpošanās portālā pēc to apstiprināšanas tiek izmantoti algu aprēķinam, nodrošinot visus nepieciešamos datus algu aprēķinam.

Algu aprēķina modulī iespējams ātri un precīzi veikt algu aprēķinu atbilstoši Latvijas Republikas likumdošanai un grāmatvedības standartiem.
Modulī iespējams ērti sagatavot dažādām valsts institūcijām nepieciešamās elektroniskās atskaites, kas saistītas ar darbinieku atalgojumu, kā arī veikt aprēķinus par nodokļu maksājumiem.
Sistēmā tiek definēts termiņš, līdz kuram vadītājiem jāiesniedz un jāapstiprina visi nepieciešamie dati algu aprēķinam. Bez atbilstošā vadītāja/-u apstiprinājuma (elektroniskā paraksta) un visiem nepieciešamajiem datiem, algu aprēķini netiek veikti.
"e-Personāls" speciālisti regulāri seko līdzi izmaiņām likumdošanā par grāmatvedību un algu aprēķinu, lai attiecīgi veiktu izmaiņas algu aprēķina modulī, nodrošinot klientiem precīzus algu aprēķinus.

Atskaites

E-personāls personāla vadības pašapkalpošanās sistēmā ātri un ērti iespējams sagatavot dažādu veidu ar darbinieku atalgojumu, nodokļiem un personāla datiem saistītās atskaites un pārskatus iesniegšanai dažādās valsts institūcijās vai uzņēmuma vadībai.

Atskaišu un pārskatu veidi:

Atskaites par algu datiem - līguma alga, aprēķinātā darba samaksa
Personu algu lapiņas
Dinamiskā atskaite, kurā ietilpst:

darbinieku skaits par struktūrvienībām;
darbinieku skaits pa personāla grupām;
darbinieku mainība, tās iemesli;
darba laika zaudējumi;
apmācību statistika;
darba vietu aizpildījums struktūrās (budžets/fakts);
vidējais darbinieku skaits;
darbinieku izmaksas (budžets/fakts).

Darbinieku novērtēšana
Darbinieku skaits struktūrās (budžets/fakts)
Darbinieku skaits pēc darbinieku veidiem (budžets/fakts)
Atvaļinājumu rezervju atskaites
Darba laika uzskaites tabele
Atskaišu veidus definē paši lietotāji, nav atkārtoti jāprogrammē jauna atskaite.

Organizācijas struktūra

Organizācijas struktūrā atspoguļoti hierarhijas līmeņi uzņēmumā un struktūrvienību vadītāji.

Darbiniekiem ir iespēja iepazīties ar aktuālo organizācijas struktūru, kā arī ar struktūrvienības vadītājiem.

Informācija e-pastā

Programma automātiski nosūta dažāda veida paziņojumus uz darbinieku e-pastiem:

Lietotāja tiesības

Jaunam darbiniekam stājoties darbā, sitēma automātiski izsūta piešķirto paroli un lietotāja tiesības attiecīgajam darbiniekam uz e-pastu.

Termiņa beigas

E-pastā darbinieki saņem automātiski ziņojumu par kāda termiņa iestāšanos vai beigām, piemēram, pārbaudes laika beigas, vai pases derīguma termiņa beigas. Savukārt, vadītāji e-pastā papildus saņem paziņojumus par dažādu dokumentu beigu termiņu, t.sk., līgumu termiņu beigas, neapstiprinātie, nesaskaņotie iesniegumi vai neapstiprinātie rīkojumi.

Dzimšanas dienas un vārda dienas

Papildus, ja nepieciešams, e-pastā iespējams saņemt arī paziņojumu par struktūrvienībā vai visā uzņēmumā strādājošo darbinieku dzimšanas vai vārda dienām.

Darbinieku novērtēšana